Urgent, nous recrutons une assistante admnistrative à Amiens (CDD remplacement)

Depuis plus de 20 ans, l’association « Initiative Somme » accompagne et soutient financièrement des porteurs de projet à la création, reprise et développement d’entreprise dans le département de
la Somme

Membre du réseau Initiative France depuis sa création.

En 2018, l’association connait une évolution majeure en rejoignant, de façon complémentaire à son action antérieure, le réseau France Active.

Le champ d’intervention s’élargit en terme :

  • D’offres d’accompagnement financier pour les porteurs de projet (offre de garantie sur les prêts bancaires),
  • De champs d’intervention (offre dédiée aux acteurs de l’ESS – les entrepreneurs engagés-,
  • De territoire d’intervention l’Aisne et l’Oise pour l’offre France Active en plus de la Somme pour l’ensemble de l’offre.

C’est dans ce contexte d’évolution qu’une assistante administrative est recherchée.

 

Principales missions

Sous l’autorité de la Directrice de l’association, l’assistant(e) intègrera une équipe de 12 personnes. Il/elle assurera les missions suivantes :

 

1/ Des missions d’accueil

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des porteurs de projet, dirigeants d’entreprise, élus, bénévoles et autres partenaires techniques et financiers

- Recueillir les premières informations, la nature de la demande, pour les porteurs de projet saisir le contact sur la base de donnée (Muffin actuellement)

- Transmettre le message, et l’objet de l’appel au collaborateur concerné.

 

2/ Des missions d’assistance à la gestion quotidienne

- Gestion administrative du courrier

- Gestion de la messagerie d’accueil, envoi de mailings et relais d’informations interne et externe

- Mise à jour de la base de données des contacts et saisie des nouveaux contacts sur Outlook

- Préparation, puis réalisation après validation et suivi des commandes de fournitures et consommables

- Suivi du planning d’utilisation de la salle de réunion

-Suivi des inscriptions aux réunions d’informations réalisées dans les locaux, « Les Ateliers Initiative Somme », information aux intervenants, accueil des participants.

 

3/ Des missions de back office sur les dossiers ESS et de façon complémentaire sur les dossiers TPE

- Organisation des comités ESS et des comités TPE décentralisés (invitation, envoi des dossiers, préparation des documents) et en cas d’absence de l’assistante référente des comités TPE.

- Saisie des décisions des comités ESS sur l’outil informatique dédié.

- Lien avec les bénéficiaires des financements ESS pour recueillir les informations et permettre la mise en place des outils de financements.

- La saisie des décisions des comités décentralisés TPE et mises en place des financements accordés.

- Suivre le remboursement des financements ESS et participer au recouvrement.

- L’ensemble de ces opérations s’effectuent sur un outil informatique dédié.

 

 

4/ Des missions relatives à la vie associative

  • Invitation aux réunions de conseil d’administration et bureau
  • Réservation de salle, et autres logistiques éventuelles
  • Préparation des dossiers pour ces réunions
  • Finalisation des comptes rendus ou procès-verbaux
  • Diffusion de ces comptes rendus et classement
  • Suivi des adhérents : envoi des appels à cotisation, envoi du document reçu fiscal.

 

5/ Des missions de secrétariat

  • Mises en forme et finalisation de courriers, documents ou dossiers préparés par la direction.
  • Réalisation de courriers.

 

 

 

Profil recherché

Minimum bac +2 avec expérience dans une fonction similaire

Maîtrise des outils informatiques de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet et éventuellement Libre Office.

Aptitudes requises :

  • Capacité d’adaptation à des interlocuteurs diversifiés
  • Capacité d’apprentissage pour l’utilisation d’outils informatiques interne
  • Capacité à travailler en équipe et en réseau
  • Organisée, réactive, disposition pour l’écoute
  • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Maitrise de l’orthographe, et de l’expression écrite.

Un intérêt pour le développement économique local et/ou la connaissance du tissu local serait un plus.

Caractéristiques du poste

CDD 

Rémunération 1760, 76 € brut mensuel.

Mutuelle prise en charge par l’employeur

39 heures par semaine avec RTT (20 jours sur l’année)

Poste basé à Amiens

Déplacement hors du bureau de façon exceptionnelle

Horaire 8h30 à 12h30 13h30 à 17h30 sauf vendredi 16h30

Modification exceptionnelle des horaires en fonction des besoins de l’association

14/09/2018 par CD
Amiens Assistant de direction CDD

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