Les missions du poste
Contexte
ESPOL, Ecole européenne de sciences politiques et sociales, recrute un(e) chargé(e) d’ingénierie de projets et financement pour son pôle administratif recherche, dans le cadre d’une création de poste.
Rattaché(e) à la Responsable administrative du pôle recherche, la/le chargé(e) d’ingénierie de projets et financement accompagne la croissance de l’ensemble des activités de recherche (réponses à des appels à projets, développement de l’école doctorale, etc.) en apportant un soutien administratif et logistique aux projets du laboratoire ESPOL-LAB.
Missions
Veille et appels à projets de recherche
- Assurer une veille liée aux financements et aux appels à projets (outils de recherche, analyse webinars, etc.), analyser et cibler des appels à projets en lien avec les axes stratégiques d’ESPOL
- Synthétiser les appels à projets afin de faciliter leur diffusion auprès des enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs d’ESPOL
- Mobiliser les potentiels porteurs de projets.
- Collecter, analyser et diffuser de l’information sur les programmes régionaux, nationaux, européens et internationaux dans les domaines thématiques définis par la direction.
- Définir et mettre en œuvre des procédures et outils permettant la structure la recherche et l'utilisation efficace des données dont elle a besoin pour mener ses activités au quotidien (outil d’aide à la décision).
Accompagnement au montage de dossiers de financement
- Participer à la recherche de financements en lien avec d’autres établissements.
- Gérer l’ingénierie de projets (Région, ANR, européens, etc.) en vue de préparer le dossier de soumission.
- Accompagner les porteurs de projets dans la structuration de la proposition à soumettre : définition du projet en lien avec le cadre du programme, construction des actions, formalisation des objectifs, définition des indicateurs, construction du plan d’action, du budget, etc. dans le respect des dispositions réglementaires applicables.
- Vérifier la cohérence technique et financière de la proposition.
- Contribuer à la mise en place de procédures, des outils et guide pour l’aide au montage de projets.
- Relire, gérer et suivre les conventions des subventions obtenues, s’occuper des rapports à destination des organismes financeurs en lien avec les chef(fe)s de projet
- Accompagner le suivi des projets financés, établir les budgets prévisionnels et la ventilation des dépenses pour insertion dans le budget annuel global d’ESPOL. Veiller à faciliter les interactions entre les différents acteurs.
- Contrôler l’application des règles et procédures administratives
Gestion de l’école doctorale
- Prendre en charge les relations avec l’école doctorale UPHF
- Être le contact privilégié pour les candidat(e)s au doctorat et pour les directrices et directeurs de thèse, expliquer les procédures d’inscription, accompagner les candidat(e)s dans leurs démarches.
- Être le contact privilégié pour les doctorant(e)s du laboratoire, accompagner les doctorants sur l’ensemble de leurs parcours : procédures d’inscription et réinscription, organisation des comités de suivi individuel de thèse, préparation des soutenances
- Participer et assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire (bourses doctorales, convention de cotutelle, contrats CIFRE, recrutement candidats à contrats doctoraux), participer à la rédaction de contrats de recherche
- Suivre l’évolution de la réglementation relative à l’école doctorale
Animation et réseautage
- Gérer et veiller à développer les relations avec les différentes entités de L’ICL, de la FUPL et avec les partenaires, le cas échéant, contribuer à la recherche de partenaires.
- Contribuer au développement et à l’animation des partenariats et réseaux professionnels.
- Conceptualiser et mettre en œuvre des outils de communication et de sensibilisation.
- Assurer les relations avec les partenaires institutionnels (autres universités et organismes de recherche, HCERES, réseaux de recherche, etc.)
- Participer à la valorisation et la diffusion des travaux de recherche (vulgarisation, relations presse, etc.).
Suivi des projets transversaux
- Contribuer à la coordination des projets transversaux ainsi qu’à la réalisation des rapports d’activités et des bilans administratifs et financiers.
- Construire le protocole de suivi de ces différents projets dans le but d’assurer leur bon déroulement, et ce en lien avec le service comptabilité et les référents thématiques.
- Rédiger et mettre à jour des tableaux de bords relatifs à l’analyse des projets portés (indicateurs, rapports d’activité, etc.).
- Conceptualiser et développer des outils pédagogiques d’évaluation de projet.
- Veiller au respect du cadre règlementaire de l’appel à projet, du programme de financement.
- Mettre en lien et ajuster les différents projets entre eux.
- Être force de proposition pour l’amélioration du fonctionnement du service (organisation du service, fonctionnement, etc.).