Secrétaire médicale au MIT F/H

Le DMU Ville-Hôpital se compose des services suivants:

Anesthésie-Réanimation, Unité de Surveillance Continue Péri-Opératoire, Unité de Médecine Ambulatoire, Maladies infectieuses et tropicales, médecine interne-aval des urgences, Neurologie, Soins de suite et de réadaptation neurologique (SSR), Policlinique médicales, Unité Médicale Ambulatoire (UMA), Gériatrie Aigue, Soins de longue durée.

Le service de maladies infectieuses et tropicalescomprend:
- Sur Avicenne: 22 lits d’hospitalisation complète, d’un HDJ MIT, d’un HDJ Parcours santé sexuelle, d’un bus santé, d’une consultation de médecine du voyage International, d’un centre de recherche clinique et d’un secrétariat.

- Sur J. Verdier, d’une consultation de patient VIH, d’un HDJ sur l’UMA avec une file active des patients issus de l’HC (patients VIH, tuberculose, Parcours Santé Sexuelle) et du Bus Santé (Pass mobile)

Selon OTT 7h30 ou 7h36 – de 08h00 à 15h36 ou à 08h30 – 16h06

Poste à temps plein

Mission Générale :

- Assurer le secrétariat médical et administratif du service de médecine de Maladies Infectieuses et Tropicales de J. VERDIER en collaboration avec l’équipe médicale la policlinique de J. VERDIER, la programmation sur l’UMA de JVR pour les HDJ et le secrétariat médical d’Avicenne

Missions permanentes:

- Accueil physique et téléphonique du public

- Secrétariat (frappe et mise en forme de documents)

- Réaliser le codage des séjours des patients

- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

- Tri et classement d’examens, courriers, C.R de consultations et hospitalisation, et

- Reprographie et archivage de dossiers, documents

- Codage des séjours des patients, de l’activité médicale

- Suivi statistique de l’activité

- Gestion d’agenda médicaux et de RDV patients

- Gestion des archives en collaboration avec les équipes des secrétariats

- Gestion du courrier du service

- Gestion des Compte Rendus es consultations sur NADIS et ORBIS et envoie aux destinataires

- Gestion des certificats détaillés OFII (Office Français de l’Immigration et de l’Intégration)

- Organisation et participation aux réunions internes (RCP, réunions de service, ..): prévoir selon les agendas des intervenants, modalités (réservation de salle, visioconférence), préparation de dossiers patients.

- Préparer les hospitalisation (HC, HDJ ou UMA) en lien avec AVICENNE et l’HDJ de J. VERDIER

Missions ponctuelles :

- Aide ponctuelle à la prise de RDV préfectures et au remplissage des dossiers, de renouvellement des titres de séjour

- Aide aux patients dans leur démarche administratives, médicales ou sociales en coordination avec les différents membres de l’unité

- Prise de RDV pour certains patients avec faible littératie en Santé (examens complémentaire, consultation …)

- Préparation des fiches RCP gynéco-infectieux en coordination avec le secrétaire de la gynécologie (RCP mensuelle)

- Lien entre le service de gynécologie et les praticiens du service, notamment au moment des accouchements des patientes

Savoir faire requis
Bureautique :
- Utiliser les logiciels (WORD, EXCEL, FUSION, AGENDA, GILDA, GDM, ORBIS, NADIS…) et outils bureautiques (INTERNET, OUTLOOK…)
- Saisir et mettre en forme les C.R médicaux, courriers, documents relatifs à l'activité du service
- Participer aux réunions de service
Communication :
- Renseigner les interlocuteurs
- Travailler avec l'équipe du secrétariat, l'équipe médicale et l'équipe paramédicale
- S'exprimer lors de différentes réunions
- Transmettre les informations sur un plan fonctionnel et hiérarchique
Traitement et gestion de l'information :
- Utiliser un plan de classement et d'archivage : organiser, classer et archiver des informations et des documents de différentes natures
- Reproduite des documents, des dossiers
- Contribuer à l'élaboration de procédures, à leur mise en œuvre, au suivi et à l'évaluation
- Organiser et prioriser les activités du secrétariat