Secrétaire de Renfort F/H

L’HAD est un hôpital de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris dont la particularité est l’intervention des équipes de soin au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. . Elle couvre tous les modes de prises en charge (à l’exception de la psychiatrie), depuis les femmes enceintes, les femmes en post-partum, les nourrissons et jeunes enfants jusqu’aux personnes âgées en passant par tous les stades de la vie adulte.

Chacune de ses unités de soins est managée par un(e) cadre d’Unité de Soins, accompagné(e) d’un(e) médecin référent. Chaque unité de soins à une secrétaire d’US, relayée notamment pendant ses absences et congés par une secrétaire inter-US qui opère sur 2 unités de soins (ou 3 dans le cas Pallidom, Paul Brousse et PSL).

En tant que secrétaire de renfort, vous êtes rattaché(e) au Département Adulte.
Exercice mixte de support aux US à forte activité ou de renfort à distance (ou en présentiel) en cas d’absence de secrétariat sur une US.

-Support sur les US à forte activité ; en priorité sur les libéraux et la gestion du matériel
- Gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d’un nouveau partenariat en lien avec l’idelia; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux
-Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension), contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau.
- Organisation des visio consultations ORTIF : prise de rdv auprès du patient, réservation Outlook au médecin, rappel du patient avant la visio
- Renfort à distance en cas d’absence de secrétariat sur une US
- Saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses natures (saisie MAJ datas DLK, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier …). Rédaction et mise en en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges / réclamations
-Gestion des infirmiers libéraux IDEL
- Gestion de la logistique au domicile du patient

Réunion mensuelle obligatoire avec encadrante en présentiel sur Vésale.

Compétences relationnelles pour la gestion de la ligne téléphonique patient et du travail en équipe pluridisciplinaire.

Qualifications professionnelles
- Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK